广西医科大学干部人事档案材料收集归档及查借阅规定

 

广西医科大学文件

桂医大〔2012〕19号

关于印发《广西医科大学干部人事档案材料收集归档规定》及《广西医科大学干部人事档案查借阅规定》的通知

 

校内各单位：

为进一步做好我校干部人事档案工作，加强干部人事档案规范化管理，有效地保护和利用档案，更好地为干部人事工作服务，根据中组部、国家档案局《干部档案工作条例》、中组部《干部人事档案材料收集归档规定》以及自治区党委组织部的有关文件精神，结合我校实际制定了《广西医科大学干部人事档案材料收集归档规定》及《广西医科大学干部人事档案查借阅规定》，现印发给你们，请遵照执行。

附件：1.广西医科大学干部人事档案材料收集归档规定

2.广西医科大学干部人事档案查借阅规定

3.广西医科大学干部人事档案查借阅审批表

 

广西医科大学

二0一二年四月二十六日

 

主题词：档案管理 规定 通知

广西医科大学校长办公室　　　　　　 2012年5月3日印发

校对：黄永　 录入：刘宁娟　 排版：马壮丽（共印35份）

附件1

广西医科大学干部人事档案材料收集归档规定

 

第一章 总 则

第一条 为了规范干部人事档案材料收集归档工作，确保为公道正派地选人用人提供真实、全面的档案信息，为维护干部的合法权益提供依据，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》，制订本规定。

第二条 干部人事档案材料收集归档工作遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。

第三条 干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和组织人事等工作的政策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。

 

第二章 归档范围

第四条 履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。

第五条 自传材料：自传和属于自传性质的材料。

第六条 鉴定、考核、考察材料：以鉴定为主要内容的登记表；年度考核登记表；援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；干部任免中形成的考察材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。

第七条 审计材料：经济责任审计结果报告等材料。

第八条 学历、学位、培训材料：普通高等教育、成人高等教育、自学考试等报考登记表；入学考试成绩；学生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、学历及授予学位证明材料；毕业证书、学位证书复印件；为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记表等材料。

第九条 职业（任职）资格、评（聘）专业技术职称（职务）材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表；专业技术职务任职资格评审表、申报表，聘任专业技术职务审批表等材料。

第十条 反映科研学术水平的材料：遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；科研工作及个人表现评定材料，业务成绩材料；创造发明、科研成果鉴定等材料。

第十一条 政审材料：上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表等材料。

第十二条 更改姓名、民族、出生日期、籍贯、国籍、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批等材料；

第十三条 党、团组织建设中形成的材料：（一）中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党等材料；（二）中国共产主义青年团入团志愿书；（三）加入或退出民主党派的材料。

第十四条 表彰奖励材料：县级以上党政机关、人民团体等授予表彰、嘉奖、记功的审批（呈报）表；先进事迹材料、先进人物登记表；撤销奖励的有关材料等。

第十五条 涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复；本人检查、交待、对处分决定的意见；解除处分的有关材料；法院判决书、行政处理决定等材料；

第十六条 任免、调动、退（离）休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；干部调动审批表；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；退（离）休审批表等材料。

第十七条 招录、聘用、辞职、辞退、罢免材料：录（聘）用审批表；选调生登记表及审批材料；应征入伍登记表；取消录用、解聘材料；辞职申请材料、辞退审批表、辞退决定材料；罢免材料等。

第十八条 工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表、工资变动表、工资停发（恢复）通知单；享受政府津贴的材料；解决待遇问题的审批材料等。

第十九条 出国（境）材料：因公出国（境）审批表、在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等复印件。

第二十条 党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议、民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料、委员简历；代表登记表等。

第二十一条 健康检查、处理工伤事故、治丧材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料；生平，非正常死亡调查报告等材料。

 

第三章 收集归档要求

第二十二条 干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，要确定一名负责人分管干部人事档案工作，并确定一名兼职干部人事档案员负责此项工作。建立健全干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起两个月内按要求送交学校人事档案室归档并履行移交手续。

第二十三条 干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。

第二十四条 干部人事档案材料形成部门要根据档案工作需要，适时布置填写干部履历表或干部履历补充表等，以及时充实档案内容。

第二十五条 归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章；规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

第二十六条 归档材料应当为原件。证书、证件等特殊情况下需用复印件存档的，必须经学校人事部门与原件验证后加盖公章，并注明复制时间。

第二十七条 干部人事档案材料的载体一般使用16开型（长260毫米，宽190毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，材料左边应留出20—25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。

 

第四章 纪律和监督

第二十八条 干部人事档案形成部门分管档案工作的负责人，应加强对本部门干部人事档案材料收集归档工作的监督和检查，支持兼职干部人事档案员的工作，严肃纪律、严格管理，保证干部人事档案材料收集归档工作有序进行。

第二十九条 在干部人事档案材料收集归档工作中，干部人事档案材料形成部门、干部人事档案管理工作人员和干部本人必须严格执行本规定，并遵守以下纪律：（一）不准以任何借口涂改、伪造档案材料。（二）不准将应归档材料据为己有或者拒绝、拖延归档。（三）不准将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档。（四）不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案。（五）不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案资料。

第三十条 对违反干部人事档案材料收集归档工作纪律的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的领导人员和直接责任人员进行批评教育，或依据相关规定给予党纪、政纪处分。其中，档案工作人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事干部人事档案工作。

 

第五章 附 则

第三十一条 本规定自发文之日起试行。

第三十二条 本规定由学校档案馆负责解释。

 

 

 

附件2

广西医科大学干部人事档案查借阅规定

 

一、查借阅人员要求

1、查借阅人员必须政治意识强、了解干部人事档案查借阅制度。

2、查借阅人员必须两人以上，且系中共正式党员和查借阅单位的正式干部。

3、查借阅人员必须是各单位部、处党员领导干部，党支部书记、专职党务秘书，组织人事干部，其他人员一律不予查借阅干部人事档案。

二、查借阅手续

1、本校查借阅人员，需认真填写《广西医科大学干部人事档案查（借）阅审批表》，办理审批手续后才能查借阅档案。

2、校外单位人员因工作需要，到我校查借阅干部人事档案，除持单位组织人事部门开具的介绍信和有关证件，还需填写《干部人事档案查借阅审批表》，办理审批手续后才能够查借阅。不得以一般行政介绍信、调查材料介绍信、函调证明材料或工作证、身份证等为凭证查阅干部人事档案。

3、干部人事档案一般不外借，确因特殊情况要借出使用，须持《广西医科大学干部人事档案查借阅审批表》并在表中填写具体理由，由查档单位负责人签字并加盖公章，经主管干部人事档案管理部门的领导批准后方可借出，借出后限期归还。

三、查借阅事由

1、干部考察、任免、调配、政审、出国（境）审查、核实出生日期和参加工作时间以及入党团的时间、办理离（退）休、调资、奖惩、待遇以及治丧等事宜，可查阅干部人事档案。

2、办理案件。

3、办理社会保险、公证。

4、经学校领导批准进行的编史修志、撰写大事记或人物传记等。

四、查借阅纪律

1、任何人不得查借阅本人及其直系亲属的档案。

2、查借阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄漏和擅自向外公布档案内容。

3、查借阅人员必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添档案材料，未经批准不得摘录、复制档案材料。

4、借出使用的档案和摘抄、复制的档案材料，必须妥善保管，保护档案安全，不得转借，不准无关人员和干部本人翻阅。

5、对违反本规定的，按照《中华人民共和国档案法》等法律法规给予相应的党纪政纪处分，直至追究法律责任。

 

 

 

附件3

广西医科大学干部人事档案查借阅审批表

内 容 项 目			姓  名	单　　  位		职 务	政治 面貌
查档对象
查档人员
查档事由
查档内容			（如需复制，须明确提出复制要求并列出材料明细）
查档 单位意见			(公章) 　　　　　　　　　　　 领导签字:　　　　　 年　  月　  日
档 案 馆	主管科室 意见		签字:　　　　　 年　  月　  日
	领导批示		签字:　　　　　 年　  月　  日
借阅日期					归还日期

 

说明：1、“查档对象”、“查档人员”、“查档事由”、“查档内容”、“查档单位意见”等栏目须认真填写。

2、查档对象和查档人员在3人以上的另附名单，并在所附名单上加盖公章。

3、因特殊情况需将干部档案借出使用的，或需复制档案材料的，须在“查档事由”、“查档内容”内详细说明。

4、查档单位领导签批之日起5个工作日内办理有效。

5、所借档案须在5个工作日内归还。

6、本表由各单位按原版式翻印。