广西医科大学档案管理办法

 

广西医科大学文件

桂医大〔2012〕36号

关于印发《广西医科大学档案管理办法》的通知

校内各单位：

为规范我校档案管理工作，经研究制定了《广西医科大学档案管理办法》，现予发布，请遵照执行。

 

附件：广西医科大学档案管理办法

　　　　　　　　　　　　　　　 

广西医科大学 

　 二〇一二年六月六日

 

 

主题词：档案 管理办法 通知

广西医科大学校长办公室　　　　　  2012年6月19日印发

校对：黄永录入：欧阳文兵 排版：马壮丽（共印35份）

 

 

附件

广西医科大学档案管理办法

 

第一章 　总则

 

第一条　为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《高等学校档案管理办法》的规定，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条　本办法所称档案是指我校在招生、教学、科研、管理和其他各项活动中直接形成的对学生、职工、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。

第三条　档案工作是学校一项重要的基础性工作。学校须全面贯彻国家档案工作法令、法规和各项方针政策，将档案工作纳入学校发展规划及部门工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；保证档案机构、人员编制、档案用房、设施和经费的落实。

 

第二章 　管理体制、机构及人员职责

 

第四条 学校档案工作由校长统一领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校的整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定学校档案工作的重要奖惩和其他重大问题。

第五条 档案馆是学校档案工作的职能管理部门，也是保存和提供利用学校档案资料的专门机构，负责管理全校档案工作，在业务上接受上级档案行政部门的指导、监督和检查。档案馆的管理职责是：

（一）贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）组织制定、实施学校档案工作规章制度，并负责监督、指导和检查学校文件材料的归档工作。

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）做好档案保护工作，确保档案安全；

（八）建立、健全学校档案工作网络，对兼职档案人员进行业务指导；

（九）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（十）开展档案学术研究和交流活动。

第六条 档案馆应配备与档案工作规模相应数量的专职档案工作人员。

第七条 各二级单位（学院、部处、中心、办公室、馆等）需明确一名负责人分管本单位的档案工作，同时配备兼职档案员（也可根据工作需要配备专职档案员）负责本单位具体档案工作，以建立完整、高效的全校档案工作体系。二级单位档案工作负责人和兼职档案员应尽量保持稳定，如有变动需报档案馆备案。

二级单位档案工作负责人的职责是：

（一）负责组织本单位相关人员学习、贯彻档案工作法律、政策和规章制度；

（二）将档案工作纳入本单位的议事日程和兼职档案员的岗位职责，保障兼职档案员完成档案工作必需的时间和条件，并作为年度考核的一项重要内容；

（三）检查本单位档案材料的形成、积累、整理和立卷工作，并督促本单位兼职档案员将应归档的文件材料按时向校档案馆移交。

二级单位兼（专）职档案员的职责是：

（一）学习和贯彻执行国家档案政策法规，执行学校档案工作规章制度

（二）负责本单位文件材料的收集、整理、立卷和归档；

（三）接受档案主管部门的业务指导和督促检查；

（三）维护档案的安全，做好保密工作，按规定及时向档案馆移交档案。

（四）对按照规定不需向档案馆移交或暂不移交的文件材料，应造册登记，确保安全、完整。

第八条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

 

第三章 　文件材料的归档

 

第九条　学校实行以纸质文件归档为主，纸质文件和电子文件同步归档的管理制度。归档范围是：　　

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于纪检、组织、宣传教育、统战、工会、团委工作的党群管理性材料。　　

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关及学校关于人事、监察审计、武装保卫、后勤、国有资产采购工作的行政管理性材料。　　

（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。　　

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。　　

（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。　　

（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。

（七）仪器设备类：主要包括各种仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报及其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）实物类：主要包括学校获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册；上级领导、知名人士、有关单位赠送给学校的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品；学校组织的各种重大活动中形成的纪念品；机构成立以来的使用过的牌、匾、公章等。

（十二）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。

（十三）人事类：按照《广西医科大学干部人事档案材料收集归档规定》执行。

第十条 实行文件材料形成单位归档制度。归档分工为：全校性、综合性的材料由党委办公室、校长办公室负责归档。其余均按部门职能负责相应门类材料的归档。涉及多个部门的成套性文件由文件的主办部门归档，其他部门协办。

第十一条　归档的文件材料，应符合下列要求：

（一）归档的文件材料要齐全完整。破损文件应予修复；

（二）有序整理归档文件材料，要遵循文件之间的形成规律，保持文件之间的有机联系；

（三）归档文件用纸规范，纸质优良，字迹清楚，应用黑色耐久笔书写；

第十二条　归档时间和手续：

（一）学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档移交；

（二）各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档移交；

（三）科研项目文件材料应当在项目完成后两个月内归档移交；

（四）基建项目文件材料应当在项目完成后三个月内归档移交；

（五）会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，暂保管2年后移交档案馆统一保管。

（六）归档移交必须填写移交清册。交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

第十三条 各部门的归档文件材料必须按照规定向档案管理部门移交，进行集中统一管理。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集。

 

第四章　档案的管理

 

第十四条 学校档案由档案馆分类保管。档案馆对进馆档案进行分类、鉴定、编号，编制检索工具。

第十五条 档案馆应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十六条 档案馆应建立和健全库房管理制度，落实防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，控制库房温湿度，确保档案安全。

第十七条 档案馆应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第十八条 档案是学校信息资源的重要组成部分。档案馆要不断改进和完善管理工作，加大力度推进档案信息化建设，以实现档案实体的保护和档案信息资源共享。

 

第五章　档案的利用

 

第十九条 档案馆按照国家有关规定向学校和社会公布档案。未经学校授权，其他任何组织或个人无权公布学校档案。

属于下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及党和国家秘密的；

（二）涉及专利和技术秘密的；

（三）属于个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十一条 需要利用的档案涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意；涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准，必要时报请校领导审查批准。

第二十二条 档案馆提供利用重要、珍贵的档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经档案馆负责人同意方可提供。

第二十三条 档案馆是学校出具档案证明的唯一合法部门。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十四条 档案馆应根据学校需要，有计划、有步骤地对档案资料做好编研工作。为学校的教学、科研、管理和领导决策提供有价值的参考资料。

 

第六章　条件保障

 

第二十五条　学校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第二十六条　学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。

第二十七条 学校为档案馆配置档案管理现代化和信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

 

第七章　考核与奖惩

 

第二十八条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）对档案的收集、整理、利用做出显著成绩的；

（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；

（三）对档案学及档案史料研究做出重要贡献的；

（四）将重要的或珍贵的档案捐赠给学校档案部门的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第二十九条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）损毁、丢失档案的；

（六）玩忽职守，明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（七）其他违法档案法律法规的行为。

 

第八章　附 则

 

第三十条 本办法由档案馆负责解释。

第三十一条 本办法自公布之日起执行。