广西医科大学学生档案管理暂行规定

 

广西医科大学文件

桂医大〔2012〕48号

关于印发《广西医科大学学生档案管理暂行规定》的通知

校内各单位：

为规范我校学生档案管理工作，经研究制定了《广西医科大学学生档案管理暂行规定》，现予发布，请遵照执行。

 

附件：广西医科大学学生档案管理暂行规定

广西医科大学 

二〇一二年九月十一日

 

主题词：学生档案 管理规定 通知

广西医科大学校长办公室　　　　　 2012年9月12日印发

校对：黄永　录入：梁林海 排版：马壮丽 （共印20份）

附件

广西医科大学学生档案管理暂行规定

 

第一章 总则

第一条 为做好学生档案材料的收集、归档、保管和转递工作，实现学生档案管理工作的规范化，根据教育部《高等学校档案管理办法》、人社部《流动人员人事档案管理暂行办法》等有关规定，结合学校实际，制定本规定。

第二条 本规定的规范对象为我校本科（含七年制本硕）学生档案管理工作；专科（高职）生和研究生的学生档案管理工作仍按相关学院的管理规定执行。

第三条 本规定所称学生档案是指学生在校期间形成的，记述和反映学生个人经历、德才能绩、学习和实践表现的，以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。主要包括学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

第四条 学生档案是学校档案的重要组成部分，由档案馆学生档案室集中管理。

第二章 材料的收集与归档

第五条 学生档案材料分为新生档案材料和在校形成档案材料两部分。

第六条 新生档案材料由学生所在学院负责收集、移交，其归档范围为：

（一）高中档案材料：高中学籍簿（档案册、学籍卡、学籍表）、高中毕业生登记表、高中成长发展手册等；

（二）高考报考材料：高考考生报名登记表、考生报考信息、高考志愿表、高考体检表、思想品德考核表、少数民族证明、诚信考试承诺书、高考成绩单(口语考试成绩单)等；

（三）入党（团）材料：入党（团）申请书、入党（团）志愿书、转正材料等。

第七条 在校形成材料由各学生培养、管理、服务部门（学生工作处、各学院学生办公室、长学制办公室、教务处、团委、招生就业处、医务室等）负责做好相应材料的收集、归档、移交工作。其归档范围为：

（一）学习材料：教务处提供的主修、选修、辅修等各科类成绩单；

（二）学籍材料：教务处提供的休学、退学、转学、转专业、出国、死亡等材料证明；

（三）毕业材料：各院系和学生工作处、长学制办公室、招生就业处等部门提供的毕业生登记表、学位申请表、毕业生就业通知书等材料；

（四）奖励材料：学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励活动中形成的各种材料（如三好学生、优秀干部、优秀毕业生、专项奖学金等评审证明材料）；

（五）处分材料：学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料（包括甄别、复查材料及处理意见）；

（六）组织材料：学生在校期间参加中国共产党、共青团的材料（入党材料包括入党申请书、入党志愿书、外调材料、转正申请书）；

（七）实践材料：实习鉴定表；

（八）健康材料：学生体检表；

（九）更正材料：相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料；

（十）可供组织参考的其他材料。

第八条 归档范围以外的个人材料均由学生自行保管，无需归档。一般包括：高考准考证、高考录取通知书、户口迁移证、团员证、发表的论文、学位论文、获奖证书等。

第九条 归档要求：

（一）归档材料应齐全完整。各相关部门根据收集范围认真核对，必须归档而短缺的材料应作好记录，并书面通知原单位或向学生本人催要。

（二）归档材料必须真实有效。承办单位、所指对象、签署意见盖章、形成材料的日期等要素应规范完备；凡规定由组织审查盖章的，需有组织盖章；规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），应有本人的签字；特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

（三）档案材料应书写规范。凡属手写的归档材料一律使用碳素墨水钢笔、签字笔或毛笔书写，严禁用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

（四）归档材料应整理有序。由相应的收集部门按专业、按班级、按学号从小到大进行排列整理。

（五）归档材料应是原件。特殊情况下需保存复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

第十条 移交时间和手续：

（一）新生档案材料和新生名册（含电子版），分别由各学院和教务处学籍科于每年10月底前移交。

（二）在校形成的材料，由形成部门在办理完毕后及时移交。

（三）交接双方应填写档案材料移交登记表，并签字确认；移交登记表一式两份,双方各执一份保存备查。

第十一条 归档后的学生档案由学生档案室进行整理入库。学生在校期间如有专业变动，主办部门应及时书面告知学生档案室，并为其办理档案相应变更事宜。

 

第三章　转递 和托管

第十二条 学生毕业（结业、肄业）、退学等学籍变动发生后，应及时办理档案转递。

第十三条 档案转递统一由学生档案室以机要形式寄送，不得交由本人自带或普通邮寄。

第十四条 根据“档随人走”的原则，应届毕业生的档案转递方向分以下几类：

（一）考取研究生的，由录取院校出具调档证明后，寄送至录取院校。

（二）已落实就业单位的，按毕业生提供给招生就业处的档案邮寄地址转递，或由毕业生持报到证到学生档案室办理转递。

（三）未办理调档手续的，将按政策将其档案寄回生源地人事部门。

第十五条特殊情况下，应届毕业生可以申请档案留校托管，档案留校托管应由学生本人提交书面申请，所在院系签字、盖章，招生就业处审批备案后，方可办理。

档案留校托管期限为两年，到期仍未办理调档转递手续的毕业生档案，将按政策寄回生源地人事部门。

第十六条 留校托管期间，办理调档须出示相应证件：

（1）调回生源地需提供本人身份证、毕业证；

（2）调往工作单位需提供单位调档函或报到证；

（3）调到生源地以外托管的，需提供档案托管部门的调档函。

第十七条为确保转递过程中学生档案的安全，学生档案室要做好转递和接收信息登记工作，要做好介绍信存根、邮寄证明、回执单等凭证材料的存档备查工作

第十八条 毕业生到工作单位报到后，应尽快核实本人档案是否到达档案接收单位；如有档案转递查询问题的毕业生，务必在办理调档手续一年内联系学生档案室向机要局查询（机要局对机要邮寄底单只保存一年）。

 

第四章　保管与利用

第十九条 据安全保密和便于查找的原则，学校对学生档案进行严密、科学地保管，设立专门库房，使用铁皮档案柜存放，达到防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等要求；档案管理工作人员应认真履行工作职责，严守档案工作纪律，努力提高档案管理和服务水平。
　　　 第二十条 学生档案一般不予外借。因工作需要查阅的，必须持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的证明、介绍信，说明查询内容及目的，在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案，并按规定予以登记。

第二十一条 查阅者应严格遵守保密制度和阅档规定，做好保密工作，不得泄露或擅自向外公布档案内容，未经允许不得摘记、拍摄、转抄或复制档案内容；查阅时不得在材料上擅自涂改、勾画、添加批语、标记、抽出、撤换、销毁档案材料；归还时应仔细清点核对档案材料，确保齐全完整。

第二十二条 利用学生档案有违反上述规定的，按国家档案管理规定追究责任。

 

第五章　附则

第二十三条 本规定自发布之日起试行。

　　　  第二十四条 本规定由学校档案馆负责解释。